Dedykowany system CRM budowany pod Twój proces, a nie odwrotnie

Nie podaję cennika, bo nie znam jeszcze Twojego procesu — a przy systemie budowanym pod konkretny proces każda kwota podana przed jego poznaniem jest zgadywaniem. Zamiast zgadywać, pytam: opisz w formularzu, co dziś nie działa, co chcesz zautomatyzować i co chciałbyś mieć zrobione. Umówimy bezpłatną rozmowę na 30–45 minut, przejdziemy Twój proces, a wycenę przygotuję na tej podstawie. Na cenę wpływa liczba procesów, które trafiają do systemu, liczba i rodzaj integracji, liczba ról i poziomów uprawnień, migracja danych ze starego systemu oraz liczba osób, które będą w nim pracować. Wycena etapu jest stała i ustalona przed rozpoczęciem pracy, a nie rozliczana godzinowo „ile wyjdzie”: płacisz etapami i po każdym etapie odbierasz działający zakres.

I nie potrzebujesz roku. Etap 1 to jeden proces od początku do końca — na przykład droga od zapytania do wysłanej oferty albo od zlecenia do protokołu odbioru. Zamknięty zakres, 3–6 tygodni budowy, po nich masz coś, czego zespół realnie używa. Do tego dochodzi 1–2 tygodnie na mapę procesu przed startem i 1–2 tygodnie na migrację danych i szkolenie po odbiorze, czyli od pierwszej rozmowy do pracy na żywo zwykle 6–10 tygodni. Nie zaczynam od budowania wszystkiego naraz, bo właśnie tak wygląda większość wdrożeń, które kończą się porzuceniem systemu. Po Twojej stronie potrzebuję około 2–3 godzin tygodniowo i jednej osoby, która ma prawo powiedzieć „tak, tak to działa”.

Repozytorium jest na koncie Twojej firmy od pierwszego dnia — pliki nigdy nie leżą u mnie, więc nie ma momentu „przekazania kodu”. Prawa majątkowe do kodu przechodzą na firmę po zapłacie za dany etap i jest to zapisane w umowie; od tej chwili możesz z kodem zrobić wszystko, także oddać go innemu programiście, bez pytania mnie o zgodę. W repozytorium zostaje instrukcja uruchomienia projektu od zera i opis modelu danych. Jeśli kiedyś zdecydujesz się przejść do kogoś innego, dostajesz komplet, a nie zagadkę.

Baza i hosting należą do Twojej firmy, dane zostają w Polsce lub w Unii Europejskiej. Ja mam dostęp roboczy, który możesz odebrać jedną decyzją, bez pytania mnie o zgodę. Standardowo od pierwszej wersji: role i uprawnienia (handlowiec nie widzi marż, jeśli nie ma widzieć), log zdarzeń pokazujący kto, co i kiedy zmienił, kopie zapasowe z przetestowanym odtworzeniem — bo kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, nie jest kopią. Do tego szyfrowana transmisja i umowa powierzenia przetwarzania danych. W rozwiązaniu abonamentowym log dostajesz w takim zakresie, w jakim udostępni go dostawca; tutaj masz całość.

Nie mam i nie będę wklejał wymyślonych. Zamiast dowodu społecznego proponuję trzy, które sprawdzisz sam, zanim cokolwiek podpiszesz. Pierwszy: rozmowa techniczna, na której rozrysuję Twój proces i model danych — kto nie zrozumie Twojego procesu na jednej rozmowie, nie zbuduje pod niego systemu. Pytaj wtedy o cokolwiek: o bazę, o integracje, o to, co się stanie, gdy w połowie zmienisz zdanie. Drugi: makieta ekranów na stronie głównej — pokazuje układ i to, jak taki system rozkłada pracę na etapy. Stoi na zmyślonych danych, jest tak podpisana i dowodem wdrożenia nie jest. Trzeci, najważniejszy: mały, płatny pierwszy etap jako test współpracy — sprawdzasz mnie na realnej pracy za ułamek budżetu. Repozytorium jest na koncie Twojej firmy od pierwszego dnia, więc jeśli po tym etapie uznasz, że to nie działa, kończymy, a kod zostaje u Ciebie.

To realne ryzyko i nie będę udawał, że go nie ma. Da się je za to sprowadzić z „trzeba pisać system od zera” do „trzeba znaleźć innego programistę”. Dlatego: repozytorium jest na koncie firmy od pierwszego dnia, system stoi na Twojej infrastrukturze i Twoich kontach, buduję na standardowym, popularnym stosie — TypeScript, Next.js, Node.js, PostgreSQL — bez autorskich rozwiązań, których nikt poza mną nie zna, a w repozytorium jest instrukcja uruchomienia i opis bazy. Efekt: jeśli mnie zabraknie, tracisz mnie, a nie narzędzie. Przy większych wdrożeniach można dodatkowo umówić depozyt kodu źródłowego u zewnętrznego depozytariusza.

To zależy od Twoich liczb i powiem Ci je wprost, zamiast sprzedawać projekt, który się nie zwróci. Jeśli Twój proces mieści się w gotowym programie bez naginania, abonament jest tańszy i szybszy, i nie ma o czym rozmawiać. Rachunek zaczyna się zmieniać, kiedy rośnie liczba osób, bo w abonamencie płacisz za każdą, także za magazyniera i księgową, które zaglądają do systemu raz dziennie. Drugi element to wdrożenie i konfiguracja — poproś swojego dostawcę o wycenę tego etapu, zanim porównasz ceny; to ta część rachunku, której nie widać w cenniku na stronie. Trzeci: jeśli zespół i tak pracuje obok systemu, w arkuszach, płacisz dwa razy. To nie jest wybór „taniej czy drożej”, tylko wybór rodzaju kosztu: jednorazowa inwestycja i niskie, przewidywalne utrzymanie zamiast opłaty rosnącej z każdą osobą i każdym rokiem. Policzmy to na Twoich liczbach, zanim cokolwiek zamówisz.

Tak, to standardowa część etapu 1. Przenoszę kontrahentów, historię zleceń, oferty i pliki — z eksportu z poprzedniego systemu, z bazy albo wprost z arkusza. Zwykle robimy to dwa razy: raz na próbę, żebyś zobaczył, jak dane wyglądają po przeniesieniu i co wymaga uporządkowania, a drugi raz na ostro przy uruchomieniu. Uczciwe zastrzeżenie: jeśli dane są rozjechane w źródle — trzy warianty nazwy tej samej firmy, brak NIP-ów — żadna migracja tego nie naprawi za Ciebie. Powiem wprost, co da się przenieść automatycznie, a co ktoś musi przejrzeć ręcznie.

Zmieni się na pewno — dlatego system jest Twój. Drobne zmiany, czyli nowe pole, inna kolejność etapów, inny szablon oferty, robię w ramach opieki: bez aneksu i bez trzydniowej wyceny, w granicach godzin przypisanych do pakietu (w podstawowym do 4 godzin miesięcznie). Większe zmiany wyceniam osobno, przed rozpoczęciem prac. Nie ma opłat za dodatkowego użytkownika, dodatkowe pole ani „moduł”, więc rozwój firmy nie podnosi rachunku automatycznie. Nie ma też sytuacji, w której dostawca wycofuje plan albo zmienia cennik i stawia Cię przed faktem. A ponieważ kod jest na Twoim koncie, większą zmianę może wykonać ktokolwiek — nie musi to być akurat ja.

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i wystawiam fakturę za każdy etap — dane firmy, NIP i REGON są na stronie „Dane firmy”. Płatność jest podzielona: część na start etapu, reszta po odbiorze działającego zakresu, terminy i kwoty w umowie przed rozpoczęciem prac. Nie ma rozliczenia „ile wyjdzie” — etap ma stałą cenę ustaloną z góry. Koszty, które ponosisz bezpośrednio i które nie idą przeze mnie (hosting, domena, bramka SMS, e-mail transakcyjny), wypisuję osobno i nie doliczam do nich marży. Jeśli wdrożenie finansujesz z dotacji, przygotuję opis zakresu i harmonogram w formie, którą da się rozliczyć.

Rozliczamy się za pracę wykonaną do dnia wypowiedzenia, na podstawie historii zmian w repozytorium. Kod, który powstał i został opłacony, zostaje u Ciebie razem z prawami majątkowymi — nie potrzebujesz na to mojej zgody. Nie ma kar umownych za rezygnację i nie ma umowy, która zamyka Cię na rok.