Własny system pod jeden proces,
a nie proces wciśnięty w gotowy program

1. 1

   Opisujesz swoją sytuację

   W formularzu na dole tej strony piszesz trzy rzeczy: co dziś nie działa, co chcesz zautomatyzować i co chciałbyś mieć zrobione. Nie musisz znać się na technologii ani mieć gotowej listy funkcji — wystarczy, że opiszesz swoją pracę: kto co robi, w jakiej kolejności i gdzie giną informacje. Jeden proces w zupełności wystarczy na start.

   Kilka minut po Twojej stronie

2. 2

   Czytam to i odzywam się

   Czytam opis i dopytuję o rzeczy, które realnie zmieniają zakres — skąd biorą się dane, kto zatwierdza, co dzieje się po sprzedaży, czy system ma z czymś rozmawiać. Przy prostym zakresie zwykle kończy się na kilku pytaniach mailem. Jeśli sprawa jest większa, umawiamy bezpłatną rozmowę 30–45 minut.

   Odpisuję zwykle w ciągu jednego dnia roboczego

3. 3

   Dostajesz wycenę

   Zakres spisany punkt po punkcie, stała kwota za ten zakres i termin liczony w tygodniach. Wszystko na piśmie i przed rozpoczęciem pracy — nie „ile wyjdzie” po fakcie. Jeśli uznam, że własny system nie ma tu sensu, powiem to zamiast wyceniać.

   Stała cena i termin przed startem

4. 4

   Płacisz etapami, odbierasz po każdym etapie

   Nie płacisz z góry za całość. Rozliczamy się etapami, a po każdym etapie oglądasz działającą wersję i potwierdzasz odbiór. Przy mniejszym systemie etap bywa tylko jeden i wtedy po prostu odbierasz gotowe narzędzie. Przy większym po każdym etapie decydujesz, czy idziemy dalej.

   Po każdym etapie decydujesz Ty

Rozmowa 30–45 minut jest bezpłatna. Przy jednym prostym procesie zwykle wystarcza ona w zupełności. Dopiero jeśli proces okaże się na tyle zawiły, że przed wyceną trzeba go najpierw rozrysować, zaproponuję warsztat i mapę procesu — to płatny krok wstępny, którego koszt podaję w wycenie, zanim się na niego zdecydujesz.

• Ile kosztuje dedykowany system CRM?

  Nie mam cennika i nie będę udawał, że mam. Przy systemie budowanym pod jeden konkretny proces każda kwota podana przed poznaniem tego procesu jest zgadywaniem — a zgaduje się zwykle w górę, na zapas. Zamiast zgadywać, pytam.

  Jak dostajesz kwotę: opisujesz swoją sytuację — który proces boli, ile osób ma w nim pracować, z jakich programów korzystacie dziś i co chciałbyś zautomatyzować. Wystarczy kilka zdań w formularzu kontaktowym albo w mailu. Na tej podstawie przygotowuję wycenę.

  Od czego ta wycena zależy: od liczby procesów, które obejmujemy, liczby integracji z programami, których już używacie, liczby ról i uprawnień, tego czy przenosimy dane ze starego systemu, oraz liczby osób, które będą w systemie pracować. Im dokładniej opiszesz swoją sytuację, tym pewniejsza jest kwota, którą odeślę.

  Co dostajesz z powrotem: stałą kwotę i termin, ustalone przed rozpoczęciem pracy — nie rozliczenie „ile wyjdzie”. Płatność jest podzielona na etapy, a każdy etap odbierasz, zanim ruszy kolejny. Pierwszy krok jest bezpłatny: rozmowa na 30–45 minut o Twoim procesie.

• Czy bierzesz małe zlecenia?

  Tak. Mały system to też system i traktuję go dokładnie tak samo jak duży — nie jest przysługą ani rozgrzewką przed czymś większym.

  Typowo wygląda to tak: jeden proces, czasem dwa. Kilka ekranów zamiast kilkunastu. Kilka albo kilkanaście osób, które w tym systemie pracują. Termin liczony w tygodniach, nie w miesiącach. Dostajesz przy tym własny system zbudowany od zera pod Twoją firmę — nie wtyczkę, nie skrypt i nie dokładkę do cudzego programu. Zmienia się zakres, nie sposób pracy.

  Kryterium nie jest wielkość firmy ani wielkość zlecenia, tylko to, czy da się opisać proces: kto co robi, w jakiej kolejności, co ma z tego wyjść i co dziś się w tym psuje. Jeśli potrafisz to opowiedzieć własnymi słowami, jest z czego zbudować system — i tyle wystarczy, żeby zacząć rozmowę.

  Większe wdrożenia też prowadzę: kilka procesów, więcej ról, przenosiny z istniejącego systemu. Idą wtedy etapami i trwają dłużej niż kilka tygodni, ale zaczynamy tak samo — od jednego procesu, który działa od początku do końca. A jeśli po rozmowie uznam, że gotowy program w zupełności Ci wystarczy, powiem to wprost, zamiast sprzedawać projekt.

• Czego potrzebuję, żeby w ogóle zacząć?

  Jednego procesu, który potrafisz opisać własnymi słowami. Kto co robi, w jakiej kolejności, co ma z tego wyjść i w którym miejscu dziś się zacina — to cały wstęp, jakiego potrzebuję. Nie potrzebujesz specyfikacji, gotowego pomysłu na system ani działu IT po swojej stronie.

  Poza tym dwie rzeczy: około 2–3 godzin Twojego czasu w tygodniu w trakcie budowy i jedna osoba, która ma prawo powiedzieć „tak, tak to działa”. Buduję dla firm, w których decyzje zapadają szybko i jest jedna osoba, która odbiera kolejne etapy — zwykle właściciel albo kierownik znający proces od środka.

  Jeśli proces dopiero się układa i przy każdym zleceniu wygląda inaczej, zacznijmy od rozmowy: często wystarczy godzina, żeby zobaczyć, którą część da się już opisać i zbudować, a którą lepiej najpierw ułożyć w firmie. Ta rozmowa jest bezpłatna i nic po niej nie musisz zamawiać.

• Czy taki system zastąpi mój program księgowy albo ERP?

  Nie musi i zwykle nie powinien. Twój program księgowy — Comarch Optima, Subiekt GT, enova czy inny — zostaje na miejscu i dalej robi to, do czego został zrobiony: faktury, magazyn, księgi. Ja dokładam obok warstwę, której w nim nie ma: Twój proces sprzedaży, zleceń albo serwisu, z etapami i polami, które u Ciebie naprawdę występują.

  Te dwie części się widzą. Dane, które muszą trafić do księgowości — kontrahent, zamówienie, podstawa do faktury — przekazuję tam, gdzie mają być, żeby nikt nie przepisywał ich drugi raz ręcznie. Zakres tej wymiany ustalamy przed startem, na podstawie tego, co Twój program potrafi udostępnić.

  Ta sama zasada działa tam, gdzie prawo wymaga certyfikowanego programu — na przykład przy dokumentacji medycznej. Dokumentacja zostaje w programie do tego przeznaczonym, a ja buduję to, co dzieje się wokół niej: grafik, obieg zgód, zlecenia, powiadomienia.

• Co mam napisać w pierwszej wiadomości?

  Pięć rzeczy, w kilku zdaniach — nie potrzebuję specyfikacji ani gotowego pomysłu na system. Po pierwsze: który proces boli najbardziej i w którym miejscu się zacina. Po drugie: ile osób będzie w systemie pracować i w jakich rolach. Po trzecie: z jakich programów i narzędzi korzystacie dziś — arkusze, poczta, komunikator, Comarch Optima, Subiekt GT, enova. Po czwarte: co chciałbyś zautomatyzować albo przestać przepisywać ręcznie. Po piąte: czy trzeba przenieść dane ze starego systemu lub z arkuszy.

  Jeśli czegoś nie wiesz — napisz „nie wiem”. To też jest informacja i nikt Cię z niej nie rozliczy. Odpisuję zwykle w ciągu jednego dnia roboczego: albo dopytuję o brakujące rzeczy, albo od razu proponuję bezpłatną rozmowę na 30–45 minut. Wycenę dostajesz na piśmie, z opisanym zakresem i terminem — przed rozpoczęciem pracy.

• Ile trwa wdrożenie? Nie mam roku na ten projekt.

  I nie potrzebujesz roku. Etap 1 to jeden proces od początku do końca — na przykład droga od zapytania do wysłanej oferty albo od zlecenia do protokołu odbioru. Zamknięty zakres, 3–6 tygodni budowy, po nich masz coś, czego zespół realnie używa. Do tego dochodzi 1–2 tygodnie na mapę procesu przed startem i 1–2 tygodnie na migrację danych i szkolenie po odbiorze, czyli od pierwszej rozmowy do pracy na żywo zwykle 6–10 tygodni.

  Mniejszy zakres — jeden proces, kilka ekranów, kilka osób pracujących w systemie — mieści się w dolnym końcu tych widełek, a bywa, że schodzi poniżej. Często też na tym się kończy: nie ma drugiego etapu, bo nie ma czego dokładać. Duże wdrożenia oczywiście trwają dłużej i idą etapami, ale to nie jest domyślny scenariusz, tylko jeden z możliwych.

  Nie zaczynam od budowania wszystkiego naraz, bo właśnie tak wygląda większość wdrożeń, które kończą się porzuceniem systemu. Po Twojej stronie potrzebuję około 2–3 godzin tygodniowo i jednej osoby, która ma prawo powiedzieć „tak, tak to działa”.

• Czyj jest kod i co się stanie, kiedy skończymy współpracę?

  Repozytorium jest na koncie Twojej firmy od pierwszego dnia — pliki nigdy nie leżą u mnie, więc nie ma momentu „przekazania kodu”. Prawa majątkowe do kodu przechodzą na firmę po zapłacie za dany etap i jest to zapisane w umowie; od tej chwili możesz z kodem zrobić wszystko, także oddać go innemu programiście, bez pytania mnie o zgodę.

  W repozytorium zostaje instrukcja uruchomienia projektu od zera i opis modelu danych. Jeśli kiedyś zdecydujesz się przejść do kogoś innego, dostajesz komplet, a nie zagadkę.

• Gdzie będą dane firmy i jak to wygląda od strony RODO?

  Baza i hosting należą do Twojej firmy, dane zostają w Polsce lub w Unii Europejskiej. Ja mam dostęp roboczy, który możesz odebrać jedną decyzją, bez pytania mnie o zgodę. Standardowo od pierwszej wersji: role i uprawnienia (handlowiec nie widzi marż, jeśli nie ma widzieć), log zdarzeń pokazujący kto, co i kiedy zmienił, kopie zapasowe z przetestowanym odtworzeniem — bo kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, nie jest kopią.

  Do tego szyfrowana transmisja i umowa powierzenia przetwarzania danych. W rozwiązaniu abonamentowym log dostajesz w takim zakresie, w jakim udostępni go dostawca; tutaj masz całość.

• Nie ma tu żadnych opinii ani logotypów. Skąd mam wiedzieć, że umiesz?

  Nie mam ich i nie będę wklejał wymyślonych. Zamiast dowodu społecznego proponuję trzy dowody, które sprawdzisz sam, zanim cokolwiek podpiszesz.

  Pierwszy: bezpłatna rozmowa techniczna, na której naszkicuję Twój proces i model danych — kto nie zrozumie Twojego procesu na jednej rozmowie, nie zbuduje pod niego systemu. Pytaj wtedy o cokolwiek: o bazę, o integracje, o to, co się stanie, gdy w połowie zmienisz zdanie. Po tej rozmowie będziesz wiedział o swoim procesie więcej niż przed nią, nawet jeśli nic nie zamówisz. Drugi: makieta ekranów na stronie głównej. Nie udaje czegoś więcej niż jest — stoi na zmyślonych danych, jest tak podpisana i dowodem wdrożenia nie jest. Pokazuje układ ekranów i to, jak taki system rozkłada pracę na etapy, żebyś mógł sobie wyobrazić produkt, zanim w ogóle porozmawiamy. Trzeci, najważniejszy: mały, płatny pierwszy etap jako test współpracy — sprawdzasz mnie na realnej pracy o zamkniętym zakresie, zanim zdecydujesz o czymkolwiek większym. Repozytorium jest na koncie Twojej firmy od pierwszego dnia, więc jeśli po tym etapie uznasz, że to nie działa, kończymy, a kod zostaje u Ciebie.

• Jesteś jedną osobą. Co, jeśli zachorujesz albo znikniesz?

  To realne ryzyko i nie będę udawał, że go nie ma. Da się je za to sprowadzić z „trzeba pisać system od zera” do „trzeba znaleźć innego programistę”. Dlatego: repozytorium jest na koncie firmy od pierwszego dnia, system stoi na Twojej infrastrukturze i Twoich kontach, buduję na standardowym, popularnym stosie — TypeScript, Next.js, Node.js, PostgreSQL — bez autorskich rozwiązań, których nikt poza mną nie zna, a w repozytorium jest instrukcja uruchomienia i opis bazy.

  Efekt: jeśli mnie zabraknie, tracisz mnie, a nie narzędzie. Przy większych wdrożeniach można dodatkowo umówić depozyt kodu źródłowego u zewnętrznego depozytariusza.

• Kiedy wystarczy gotowy program w abonamencie, a kiedy własny system?

  Bywa, że gotowy program w zupełności wystarczy — i wtedy Ci to powiem, zamiast sprzedawać projekt, który się nie zwróci. Linia podziału nie biegnie jednak tam, gdzie zwykle się ją stawia. Nie chodzi o to, czy firma jest mała czy duża, tylko o to, jak bardzo Twój proces odstaje od tego, co gotowy program z góry zakłada. Masz typowy lejek sprzedaży i nic poza nim? Weź abonament — będzie tańszy i szybszy, a usłyszysz to ode mnie na pierwszej rozmowie, nie po podpisaniu umowy.

  Kiedy proces odstaje, rachunek wygląda inaczej — także przy niewielkim zespole. Mały system zbudowany pod jeden konkretny proces bywa tańszy niż abonament, do którego i tak trzeba dopłacić wdrożenie i konfigurację, a potem obchodzić to, czego program nie umie. Poproś swojego dostawcę o wycenę wdrożenia i konfiguracji, zanim porównasz ceny; to ta część rachunku, której nie widać w cenniku na stronie. Do tego dochodzi opłata za każdą kolejną osobę — także za magazyniera i księgową, które zaglądają do systemu raz dziennie — a jeśli zespół i tak pracuje obok systemu, w arkuszach, płacisz dwa razy.

  To nie jest wybór „taniej czy drożej”, tylko wybór rodzaju kosztu: jednorazowa inwestycja i niskie, przewidywalne utrzymanie zamiast opłaty rosnącej z każdą osobą i każdym rokiem. Wycena jest jedna i przygotowana pod Twój proces — nie licytuję się o najniższą liczbę w tabelce. Policzmy to na Twoich liczbach, zanim cokolwiek zamówisz — nawet jeśli wyjdzie z tego „zostań przy tym, co masz”, dowiesz się tego przed podpisaniem czegokolwiek.

• Czy przeniesiesz dane ze starego CRM albo z arkuszy?

  Tak, to standardowa część etapu 1. Przenoszę kontrahentów, historię zleceń, oferty i pliki — z eksportu z poprzedniego systemu, z bazy albo wprost z arkusza. Zwykle robimy to dwa razy: raz na próbę, żebyś zobaczył, jak dane wyglądają po przeniesieniu i co wymaga uporządkowania, a drugi raz na ostro przy uruchomieniu.

  Uczciwe zastrzeżenie: jeśli dane są rozjechane w źródle — trzy warianty nazwy tej samej firmy, brak NIP-ów — żadna migracja tego nie naprawi za Ciebie. Powiem wprost, co da się przenieść automatycznie, a co ktoś musi przejrzeć ręcznie.

• Co, jeśli proces w firmie się zmieni?

  Zmieni się na pewno — dlatego system jest Twój. Drobne zmiany, czyli nowe pole, inna kolejność etapów, inny szablon oferty, robię w ramach opieki: bez aneksu i bez trzydniowej wyceny, w granicach godzin przypisanych do Twojego pakietu opieki. Większe zmiany wyceniam osobno, przed rozpoczęciem prac.

  Nie ma opłat za dodatkowego użytkownika, dodatkowe pole ani „moduł”, więc rozwój firmy nie podnosi rachunku automatycznie. Nie ma też sytuacji, w której dostawca wycofuje plan albo zmienia cennik i stawia Cię przed faktem. A ponieważ kod jest na Twoim koncie, większą zmianę może wykonać ktokolwiek — nie musi to być akurat ja.

• Jak wygląda płatność i czy wystawiasz fakturę?

  Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i wystawiam fakturę za każdy etap — dane firmy, NIP i REGON są na stronie „Dane firmy”. Płatność jest podzielona: część na start etapu, reszta po odbiorze działającego zakresu, terminy i kwoty w umowie przed rozpoczęciem prac. Nie ma rozliczenia „ile wyjdzie” — etap ma stałą cenę ustaloną z góry.

  Koszty, które ponosisz bezpośrednio i które nie idą przeze mnie (hosting, domena, bramka SMS, e-mail transakcyjny), wypisuję osobno i nie doliczam do nich marży. Jeśli wdrożenie finansujesz z dotacji, przygotuję opis zakresu i harmonogram w formie, którą da się rozliczyć.

• Co, jeśli zechcę przerwać w trakcie etapu?

  Rozliczamy się za pracę wykonaną do dnia wypowiedzenia, na podstawie historii zmian w repozytorium. Kod, który powstał i został opłacony, zostaje u Ciebie razem z prawami majątkowymi — nie potrzebujesz na to mojej zgody. Nie ma kar umownych za rezygnację i nie ma umowy, która zamyka Cię na rok.